Il modo migliore per capire se alla tua azienda serva veramente un sistema di E-Learning, e quali risultati sia possibile ottenere, è mettere in campo un progetto sperimentale di E-Learning il cui scopo principale è la valutazione dell’intero processo formativo.
Per testare realmente il processo, però, occorre allestire uno scenario reale, e non una sperimentazione astratta. Un investimento iniziale di risorse economiche ed umane è dunque necessario! Tuttavia, la formula SaaS (Software as a Service, ovvero software a cui è possibile accedere come servizio) consente di attivare anche per un solo mese (ed è questo lo scenario che ti proponiamo oggi) un ambiente completo di E-Learning: corredato di App, provvisto di un sistema per la creazione di corsi on-line, ma anche di un marketplace con corsi già pronti all’uso.
Molti progettisti, con l’intento di non chiedere all’azienda un investimento in fase di verifica delle reali potenzialità di un progetto di E-Learning, ricorrono in questa prima parte sperimentale a soluzioni a costo zero, rimandando l’acquisto del sistema di E-Learning alla fase successiva.
Questa logica, per quanto correttamente prudenziale, talvolta non consente di ottenere il risultato sperato. Un sistema gratuito di E-Learning, infatti, non offrendo un set professionale di funzioni non consente un vero e proprio sviluppo del processo formativo e richiede quindi sforzi creativi per ciò che riguarda il raggiungimento dei risultati che si “potrebbero ottenere” con un sistema professionale e completo.
Partiamo quindi dall’assunto che, per la sperimentazione, è necessario utilizzare il sistema di E-Learning (o Learning Management System) che si intende adottare in via definitiva, partendo però dall’attivazione di una Piattaforma in modalità SaaS per un mese di prova gratuito.
E’ bene ricordare che quando si acquista un software in modalità SaaS si ha diritto a tutti i servizi di help desk e knowledge sharing che l’azienda produttrice offre. Del resto, nel testare un intero processo di formazione in E-Learning è necessario anche valutare il servizio di assistenza a cui si accede quando si passa all’attuazione effettiva del progetto.
Come sfruttare al meglio il primo mese di canone?
1. Attiva tutte le funzioni di supporto della didattica utili al progetto che hai disegnato
La configurazione dell’ambiente di E-Learning è un’attività molto importante che richiede qualche giorno e qualche oculata riflessione. Occorre partire dal proprio progetto e trovare un match tra le strategie didattiche ipotizzate e le funzioni disponibili. Le APP sono oggi una garanzia perché consentono di trovare almeno l’80% di quello che si cerca!
Ricorda che il progetto potrebbe essere il primo in E-Learning per i tuoi utenti e non hai molto tempo a disposizione per far crescere una community di apprendimento. Cerca quindi un equilibrio sostenibile e bilanciato tra le strategie didattiche avanzate, gli obiettivi formativi e le scadenze.
2. Materiale Didattico, ipotesi 1: utilizza un corso del Marketplace
E’ molto importante che il processo non venga messo alla prova utilizzando un oggetto di test. Gli utenti, i learner, devono prendere parte ad un’iniziativa reale di E-Learning. Gli oggetti test sono utili solo all’interno del gruppo di lavoro! Serve una lezione formativa vera e propria.
I corsi a catalogo sono utili in questa fase di sperimentazione poiché sono realizzati da professionisti dell’E-Learning: sono quindi ben fatti dal punto di vista del design della formazione, poiché corrispondono ai bisogni formativi più diffusi e richiesti dalle aziende. Attiva quindi un corso che possa essere utile alla tua azienda. Prediligi corsi di breve durata, massimo 1 ora di fruizione, in modo da poter coinvolgere gli utenti in altre attività didattiche tramite LMS.
3. Materiale Didattico, ipotesi 2: usa il converter per creare un tuo corso
Se hai invece a disposizione un progetto formativo specifico della tua azienda, già pronto per essere lanciato in questa prima fase, puoi convertire in pochi clic una presentazione power point (o altri formati omologhi) in un corso on-line. Così facendo, avrai l’opportunità di fare delle riflessioni su una fase estremamente importante del processo di creazione di un corso on-line: è il momento che va dalla raccolta dei contenuti alla loro trasformazione in un corso fruibile.
I moderni e più affidabili LMS (Learning Management System) sono dotati di appositi converter. Questo ti eviterà di dover cercare un convertitore, e soprattutto di dover verificare la sua compatibilità con il sistema stesso. Il lavoro più impegnativo resta quello di selezionare i contenuti formativi, e ottimizzarli per la fruizione in E-Learning.
4. Disegna il flusso di segreteria e configura i permessi di amministrazione
Il flusso di segreteria deve essere prima di tutto consistente su “carta” e poi può essere trasferito on-line. Disegna quindi nel dettaglio i passaggi che servono a raggiungere lo scopo principale: tutti i tuoi utenti devono poter accedere facilmente alla piattaforma. Cerca poi per ogni passaggio la funzione LMS che meglio lo supporta ed infine attribuisci i permessi di gestione di questo flusso di dati ad un amministratore (o più amministratori).
5. Forma adeguatamente la tua squadra
Anche in un progetto poco complesso e a budget ridotto è bene pensare in termini di squadra. Definisci quindi un team di gestione e forma i partecipanti all’utilizzo della piattaforma. Ricorda che il risultato dipende anche dal loro grado di coinvolgimento e soddisfazione.
6. Preparati a raccogliere il feedback
Lo scopo di questo progetto ed il fine ultimo di questo investimento è quello di ottenere un quadro completo delle potenzialità dell’E-Learning e dei benefici che ne potrebbe trarre la tua azienda. Devi quindi prevedere uno sforzo iniziale notevole, soprattutto nell’ascolto di tutte le considerazioni che vengono dagli utenti. Non limitarti ad un questionario di gradimento (sarebbe troppo semplicistico), ma attiva un dialogo costante e allarga al massimo il range delle questioni sulle quali vuoi che i tuoi learners si esprimano.
7. Eroga il corso
Dedica il tempo necessario all’erogazione del corso. Se hai seguito il nostro consiglio e hai scelto o creato un corso breve, 2 settimane di corso dovrebbero essere sufficienti per ottenere il risultato atteso: percentuali di completamento superiori al 75%. Non tralasciare nessun utente nei primi giorni e cerca di risolvere velocemente tutti i problemi che impediscono una fruizione piacevole ed efficace ai tuoi utenti. Controlla l’andamento del gruppo e identifica gli utenti più attivi… saranno in seguito i tuoi più preziosi e validi interlocutori!
8. Raccogli ed analizza i risultati
Al termine del corso utilizza tutti gli strumenti messi a disposizione dall’LMS per fare una valutazione a 360 gradi del progetto: analizza i tempi di fruizione, i dati di completamento e quelli di successo (in presenza di test), analizza inoltre il grado di partecipazione ai forum o alla chat e registra i dati di accesso. Sulla base di questi dati potrai costruire il tuo report, cioè quello strumento di analisi che dovrai studiare per integrare il contenuto, le app, la valutazione dell’apprendimento, la valutazione dell’impatto sulla cultura aziendale e la valutazione del gradimento (vedi anche consiglio 9).
9. Analizza i feedback
Ci sono questioni fondamentali che possono essere valutate solo dialogando in modo aperto e diretto con gli utenti: queste riguardano solitamente aspetti laterali al progetto, come ad esempio la comodità di fruizione del corso dalla postazione d’ufficio, la difficoltà nell’utilizzare le cuffie per ascoltare, i dubbi sull’utilità del progetto, i paragoni con la formazione in aula, ecc… Tutti i dipendenti, a prescindere dal bagaglio culturale, dalle esperienze pregresse o dall’atteggiamento positivo, si opporranno al cambiamento, ed è per questo che un buon progettista cerca l’ergonomia nella formazione, che vuol dire – a livello metaforico – fare formazione a misura di utente.
10. Prendi una decisione!
Puoi fare ora la tua valutazione sui costi/benefici, sul TCO (total cost of ownership) e sui vantaggi reali offerti da un LMS. Potrai in seguito presentare i risultati alla direzione, e prendere insieme una decisione rispetto all’opportunità che la formazione a distanza (E-Learning) rappresenta per la tua azienda.
Conclusione
Quanto può essere migliorata l’efficacia di un progetto di E-Learning seguendo questi consigli?
Prepara la tua azienda ad intraprendere un progetto di formazione a distanza, valuta tutti gli elementi più importanti, come ad esempio l’allineamento tra gli obiettivi di business, la strategia e la formazione per i tuoi dipendenti. Scopri Docebo e il suo ecosistema E-Learning e crea il tuo progetto formativo: attiva ora la versione di prova, gratuita per 14 giorni!
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